Datenschutzerklärung

Informationsmeldung
Es gilt die folgende Datenschutzerklärung.

Datenschutzerklärung für das Funk TMS

 

Diese Datenschutzerklärung gibt Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Trainingsmanagementsystem (nachfolgend „TMS“) der Funk Gruppe. Diese Erklärung gilt für alle über das TMS bereitgestellten Webseiten, Online-Funktionen und sonstigen Dienste sowie für alle Personen, die das TMS nutzen.

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie beispielsweise Name, Kontaktdaten oder Nutzungsverhalten.

 

I. Verantwortlicher und Kontaktdaten

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Funk Gruppe GmbH
 Valentinskamp 20
 20354 Hamburg
 Telefon: +49 40 35914-0
 E-Mail: welcome@funk-gruppe.de

 

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist unter datenschutz@funk-gruppe.de oder unter unserer Postanschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ erreichbar.


II. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

1. Bereitstellung der Lernplattform und Erstellung von Logfiles


a. Welche Daten erheben wir und zu welchem Zweck?

Bei jedem Aufruf des TMS, unabhängig von der konkreten Nutzung, werden automatisiert technische Daten und Informationen verarbeitet, die von Ihrem Endgerät an das TMS übermittelt werden.

 

Dafür werden folgende personenbezogene Daten erfasst:

  • Ihre IP-Adresse,
  • Angaben aus technischen Cookies (Session-Cookies u.a.),
  • Seiten, die Sie im TMS besuchen,
  • die verweisende Webseite (Browser-spezifisch, da einige Browser bei jedem Aufruf auch die URL der zuvor genutzten Webseite senden.),
  • den Namen des Anbieters, der Ihnen Ihren Internetzugang ermöglicht (Provider),
  • den benutzten Browser- und Rechnertyp.

 

Die Verarbeitung erfolgt, um den Betrieb, die Funktionsfähigkeit und die Sicherheit des TMS zu gewährleisten sowie technische Fehler und missbräuchliche Zugriffe erkennen und beheben zu können. 

Für den technischen Betrieb des TMS setzen wir die CaT Concepts and Training GmbH als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein.

b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, funktionsfähigen und störungsfreien Bereitstellung des TMS.


c. Speicherdauer und Löschfristen

Die technischen Protokoll- und Log-Daten werden nach 60 Tagen gelöscht, sofern keine weitere Speicherung im Einzelfall erforderlich ist, insbesondere zur Aufklärung oder Abwehr von Sicherheitsvorfällen.

2. Anlegen und Verwaltung des Nutzerkontos


a. Welche Daten erheben wir und zu welchem Zweck?

Für die Nutzung des Trainingsmanagementsystems (TMS) ist ein Benutzerkonto erforderlich. Hierfür verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die zur Einrichtung und laufenden Verwaltung des Benutzerprofils notwendig sind.

Typischerweise gehören dazu:

  • Vor- und Nachname,
  • Personalkürzel,
  • Geschlecht,
  • Personalnummer,
  • geschäftliche E-Mail-Adresse,
  • Eintrittsdatum und Austrittsdatum,
  • Beschäftigungsstatus,
  • Vollmacht,
  • Firmenzugehörigkeit, Organisationseinheit, Standort, Kostenstelle und gegebenenfalls Abteilung,
  • Anmeldedaten (Benutzerkennung und Zeitpunkt der Anmeldung),
  • Funktion im Unternehmen sowie Rolle und Berechtigungen im TMS,
  • Benutzerkennung, Status des Benutzerkontos und – soweit kein Single-Sign-on eingesetzt wird – Anmeldedaten,
  • Angaben zur IDD-Relevanz.

Für Mitarbeitende mit deutschem Arbeitsvertrag wird das Benutzerkonto in der Regel automatisch auf Basis der im HR‑System hinterlegten Stammdaten angelegt. Mitarbeitende aus den Standorten Schweiz, Liechtenstein und Österreich registrieren sich im TMS selbst über ein Anmeldeformular. Dabei werden die oben genannten Daten erhoben. Bei externen Mitarbeitenden werden die für die Einrichtung des Benutzerkontos erforderlichen Daten durch die zuständige Administration bereitgestellt und im Wege eines manuellen Imports in das TMS übertragen.


Wir verarbeiten diese Daten, um

  • Ihnen einen Zugang zum TMS bereitzustellen,
  • die für Sie relevanten Schulungen zuzuweisen und
  • Ihr Benutzerprofil sowie die dazugehörigen Zugriffsrechte zu verwalten.

 

b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Wir stützen die Verarbeitung der Kontodaten auf unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizient verwalteten, gruppenweiten Trainingssystem (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, stützen wir sie zudem auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Beschäftigte, die in einem Arbeitsverhältnis mit der Funk Gruppe GmbH stehen, erfolgt die Verarbeitung für Zwecke dieses Beschäftigungsverhältnisses ergänzend auf Grundlage des § 26 Abs. 1 BDSG. Sofern Sie freiwillig weitere Angaben in den Stammdaten hinterlegen, stützen wir diese Verarbeitung auf Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

c. Speicherdauer und Löschfristen

Die Kontodaten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, werden die betroffenen Daten bis zu deren Ablauf aufbewahrt und anschließend gelöscht.

 

3. Durchführung und Dokumentation von Trainings (Nutzung der Plattform)


a. Welche Daten verarbeiten wir und zu welchem Zweck?

Bei der Nutzung des TMS und der Teilnahme an Schulungen verarbeiten wir zusätzlich zu den Kontodaten folgende personenbezogene Daten:

  • Zuordnung von Schulungen (z. B. Schulungstitel, Kategorie, Pflicht-/Optionalschulung),
  • Teilnahme- und Bearbeitungsstatus (z. B. „zugewiesen“, „in Bearbeitung“, „abgeschlossen“),
  • Zeitpunkte der Teilnahme (z. B. Datum des Schulungsbeginns und -abschlusses),
  • Testergebnisse und Lernerfolgskontrollen (z. B. IDD-Lernzeiten, absolvierte Lernzeiten, abgeschlossen/nicht abgeschlossen),
  • Schulungshistorie bzw. persönliche Bildungsbiografie (Übersicht der absolvierten Schulungen),
  • technische Nutzungsdaten im Rahmen der Schulungsteilnahme (z. B. Login-Zeitpunkte, Session-Informationen, ggf. Fehlermeldungen).

 

Diese Daten verarbeiten wir, um

  • Pflicht- und Fortbildungsschulungen zu planen, zuzuweisen und durchzuführen,
  • die Teilnahme und den Abschluss von Schulungen zu dokumentieren,
  • gesetzliche und regulatorische Anforderungen (z. B. Compliance-, Datenschutz- oder IT‑Sicherheitsschulungen) nachweisen zu können und
  • die Qualität und Wirksamkeit unseres Schulungsangebots zu überwachen und zu verbessern.

 

b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Wir stützen die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizient verwalteten, gruppenweiten Trainingssystem sowie an der Dokumentation der Schulungserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, stützen wir sie zudem auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Beschäftigte, die in einem Arbeitsverhältnis mit der Funk Gruppe GmbH stehen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage des § 26 Abs. 1 BDSG. Soweit gesetzlich vorgeschriebene Weiterbildungen dokumentiert werden (etwa nach der IDD bzw. den jeweils einschlägigen aufsichtsrechtlichen Vorgaben), beruht die Verarbeitung zusätzlich auf einer gesetzlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; die dokumentierten Weiterbildungsnachweise werden vorgehalten und der zuständigen Aufsichtsbehörde auf Verlangen zum Nachweis vorgelegt.

c. Speicherdauer und Löschfristen

Schulungs- und Nutzungsdaten im TMS werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, werden die betroffenen Daten bis zu deren Ablauf aufbewahrt und anschließend gelöscht.

 

III. Cookies

Wenn Sie unsere Website nutzen, werden Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert. Cookies sind kleine Textdateien, die in Ihrem Internetbrowser oder durch Ihren Internetbrowser auf Ihrem Computersystem abgelegt werden. Jedes Cookie enthält eine bestimmte Zeichenfolge, die es ermöglicht, Ihren Browser wiederzuerkennen, wenn Sie die TMS-Website erneut besuchen.


Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies. Für die Verwendung solcher technisch notwendigen Cookies ist Ihre Einwilligung nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Im Einzelnen kommen folgende technisch notwendige Cookies zum Einsatz:


Bei PHPSESSID handelt es sich um ein Session-Cookie, das der Verwaltung der Benutzer Sitzung dient und bis zum Schließen des Browsers gespeichert wird.


Bei ilClientId handelt es sich ebenfalls um ein Session-Cookie. Es dient der technischen Zuordnung des Browserzugriffs zur richtigen Systeminstanz beziehungsweise zum richtigen Mandanten der Lernplattform und wird bis zum Schließen des Browsers gespeichert.


Bei der Verwendung der oben genannten technisch notwendigen Cookies können Ihre personenbezogenen Daten, wie beispielsweise Ihre IP-Adresse oder Gerätekennungen, verarbeitet werden. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, nämlich die Aufrechterhaltung der Funktionalität unserer Website und die ordnungsgemäße Darstellung der Seite.


Sie können technisch notwendige Cookies für den Betrieb unserer Website grundsätzlich jederzeit in Ihrem Browser deaktivieren. Verschiedene Browser bieten unterschiedliche Möglichkeiten, die Cookie-Einstellungen im Browser zu konfigurieren. Wir weisen jedoch darauf hin, dass einige Funktionen der Website möglicherweise nicht oder nicht mehr ordnungsgemäß funktionieren, wenn Sie Cookies in Ihrem Browser generell deaktivieren.

IV. SSL-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt das SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der höchsten von Ihrem Browser unterstützten Verschlüsselungsstufe. Dies gilt insbesondere für die Datenübertragung, z. B. bei der Eingabe Ihrer Daten zur Erstellung eines Kundenkontos. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass sich die Adresszeile des Browsers von „http://“ in „https://“ ändert und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserleiste.


V. Rechte der betroffenen Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
    Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über alle personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir über Sie verarbeiten

  • Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
    Sind Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig, haben Sie ein Recht auf Berichtigung und Vervollständigung

  • Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
    Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, es sei denn, wir sind gesetzlich verpflichtet oder berechtigt, Ihre Daten weiterhin zu verarbeiten

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
    Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird

  • Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
    Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen

Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf der Einwilligung vor deren Widerruf beruhte.


Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung, Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, sofern die Datenverarbeitung – einschließlich der Profilerstellung – auf unseren berechtigten Interessen beruht. Werden die Daten von uns für Direktmarketingzwecke verarbeitet, haben Sie das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen.

 

Sie haben außerdem das Recht, keiner vollautomatisierten Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO unterworfen zu werden. Grundsätzlich setzen wir keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung ein. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen (z. B. zur Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen), werden wir Sie gesondert darüber sowie über Ihre diesbezüglichen Rechte informieren, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wenn Sie Ihre vorgenannten Rechte ausüben möchten, senden Sie einfach eine Nachricht an folgende E-Mail-Adresse: datenschutz@funk-gruppe.com. Sie haben außerdem gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns einzulegen.

 

VI. Aktualität und Inkrafttreten 

Diese Datenschutzerklärung ist in ihrer vorliegenden Form aktuell gültig. Sie befindet sich auf dem Stand vom Juli 2026.

Anmeldung am Funk Trainingsmanagement-System (TMS)